Como sucede con cualquier
producto, la elección del ERP pasa desde la funcionalidad, hasta la atención del vendedor, de referencias del mercado o inclusive
de una mejor actuación de marketing del proveedor. Sin embargo, lo ideal es
hacer una investigación detallada que puede involucrar desde fuentes externas (Internet y publicaciones de información especializada, compañías del
mismo segmento o de perfil similar y consultoras) hasta investigaciones hechas
por los profesionales de tecnología de la información (TI), pasando por las
principales áreas de la empresa, con sus motivaciones, necesidades e
ideas.
La
presencia de un consultor o especialista puede disminuir la distancia entre la
idea de la adquisición de un ERP y la conclusión del proyecto, pero no es
esencial desde que se tenga un área de TI dinámica y que se pueda dedicar
exclusivamente a esta tarea. Simultáneamente a la evaluación y comprensión de
los procesos para identificar si la empresa está preparada o no para el ERP, se
pueden investigar los productos disponibles en el mercado.
El aspecto
económico cuenta y mucho, pero debe ser pensado no solamente desde la
perspectiva del coste y el beneficio como también de inversiones ya realizadas.
Una empresa que tiene un sistema de contabilidad eficiente o recursos humanos y
que todavía no ha sido amortizado puede evaluar si vale la pena comprar el módulo equivalente
del sistema de ERP, es importante explotar al máximo la característica de la
modularidad del software, evaluando la adquisición del paquete entero o en
partes y también si el sistema que la sociedad posee pude ser adaptado para
operar en conjunto con el software de gestión empresarial, y a qué precio se
hará todo esto. La necesidad, la adecuación y los costes deben caminar juntos.
Muchas veces, una combinación de productos también puede ser útil e interesante.Sin embargo, no
siempre esta combinación es posible, ya sea por el perfil corporativo como por
la incompatibilidad y coste del producto. En tiempos de falta de presupuesto, el coste acaba siendo preponderante. Cabe entonces abordar todos los
detalles involucrados en la adquisición de un sistema ERP: el precio del
sistema, si es el paquete completo o dividido en módulos; los valores de
consultoría o empresa del proceso de implementación; el mantenimiento e
inclusive cuál es el descuento para futura adquisición de una nueva versión o de las actualizaciones periódicas.
No es por casualidad que existen evaluaciones y
métricas que contabilizan cuántos meses serán necesarios para que la inversión retorne en forma de mejoría en los negocios y economía de recursos.
Pero, como toda previsión, es interesante leer de forma cuidadosa y detenida lo
que esta evaluación propone. Los números en el papel pueden reflejar una
realidad bien distante de aquella que se conoce.
Además
de los valores, una empresa puede tener en su estrategia las principales claves de motivación de la elección. En ella, son explorados cuáles son los niveles de dirección
deseados y cómo productos y servicios pueden beneficiarse en el proceso. La
contrapartida es estudiar cómo los paquetes de ERP pueden proporcionarlo. El
informe detallado de las acciones y las evaluaciones internas pueden ser
lentas, pero compensan y pueden reflejar el resultado de una elección mas
acertada.
